Excelência em Gestão

Após 40 anos como executivo na área financeira, o CEO da Pande, Fernando Faria, chegou decidido a levar para a área de criatividade as mais modernas técnicas de gestão.

            “Minha cachaça são os processos”. Para muitos, é difícil imaginar o Chief Executive Officer da Pande, Fernando Faria, falando dessa maneira. Mas basta perguntar a esse homem de fala mansa e tranquila o que o motivou a aceitar, em 2002, o desafio de fazer a gestão de uma empresa de economia criativa, depois de uma carreira de 40 anos como executivo na área financeira, para ver a paixão estampada em seus olhos.

            Em sua mesa, várias pastas – todas com relatórios, balancetes e prazos. Se ele quer saber a lucratividade por trabalho, pega uma delas. Se o objetivo é conhecer como o tempo de determinado colaborador é alocado, busca outra. Se o intuito é ter a dimensão exata da participação de cada cliente no faturamento, saca uma terceira. Faria tem relatórios para tudo e com os recortes de informação que deseja.

            Em 2002, quando ele foi chamado pela Chief Creative Officer, Marta Cardoso, para assumir a gestão da Pande, não existia um sistema integrado de gestão adaptado às necessidades específicas das agências de design. Poderia ter ficado com os programas disponíveis, incompletos ou voltados a outras áreas, e tentar adaptá-los. Mas não. Faria fez uma parceria com uma empresa de TI para dar à Pande o mais completo programa do mercado.

            Foram dois anos de desenvolvimento. Muda aqui, acrescenta ali, até chegar ao resultado esperado. “Estava entrando em um mundo novo, no qual a criatividade é o foco do trabalho. Eu não vinha desse segmento, mas sabia perfeitamente como estruturar uma empresa. Fui entendendo os processos que eram feitos manualmente e os informatizando. Comecei do início, integrando cada uma das etapas do processo em um único sistema”, conta ele.

            Depois de gerir equipes com mais de 500 pessoas, fazer fusão de empresas e responder como principal executivo de grandes companhias, Faria sabia o quanto essas informações poderiam fazer a diferença na trajetória da Pande. Boa parte das agências, exemplifica ele, dão um preço e começam a fazer o trabalho. Não têm controle de quantas idas e vindas serão necessárias para finalizá-lo. “Ficar sem o controle dos processos nos manteria no rol da maioria, sem perspectiva de crescimento”. Engana-se quem pensa que a gestão limita a criatividade. “Sem ela, não teríamos metade da nossa criatividade”, reforça Faria.

            Antes, tinha de acessar todas as informações em planilhas individuais. “Uma verdadeira loucura administrativa”, conta Faria. Hoje, é possível ver tudo instantaneamente: qual o faturamento, o status dos pedidos, quanto há aplicado, quanto há para receber, controle de despesas, qual a capacidade produtiva disponível, entre outras informações importantes para a gestão do negócio. O CEO aciona seu iPhone, busca os dados e questiona: “Trabalhamos, em média, com cerca  de 200 projetos em execução. Já pensou como seria possível controlar todos e ainda garantir o cumprimento dos prazos acordados com o cliente sem um sistema integrado de gestão?”.

INVESTIMENTOS

            Por ter sido cocriador do sistema, o executivo poderia ter exclusividade na aquisição. A empresa de TI chegou a convidá-lo para que se tornasse sócio do projeto. Em vez disso, insistiu que o produto fosse oferecido a outras agências. Ouviu: “Você vai deixar disponível para outros?”. Faria respondeu: “Quero que você venda, e ainda vou ajudá-lo”.

            Atualmente, mais de 30 agências, dentre as maiores do país, utilizam o mesmo sistema. Muitas delas visitaram a Pande para entender melhor o seu funcionamento e quais seus benefícios. Nessas horas, o CEO abre as portas da agência, ensina como utilizar o sistema e explica que o programa é essencial para a gestão do negócio. Mas, enfatiza que o lançamento e uso dos dados é sempre uma responsabilidade da equipe.

            O ganho em ter liberado a comercialização do sistema veio em forma de melhorias. Mensalmente, a empresa de TI envia às agências um relatório com base nas sugestões de aprimoramento e nas demandas dos clientes, que prontamente são incorporadas ao programa. Essas melhorias ficam disponíveis a todos, mas cada um cria seus próprios parâmetros de trabalho.

            No entanto, há outros dois sistemas que Faria desenvolveu internamente, em conjunto com a equipe, e que não são comercializados. Um é de sistematização do processo entre a agência e o cliente, que registra todos os pedidos e as alterações feitas até a entrega final do projeto, evitando com isso a troca de e-mails que podem se perder ou nunca chegar.

            O outro é de prospecção, que conta com mais de 400 clientes cadastrados. Os campos foram criados para permitir que qualquer pessoa da Pande tenha rapidamente em mãos todo o histórico de negociação. É possível saber com quem falar, qual o departamento da empresa que decide a compra e quantas vezes foi feito contato, por exemplo. “Com isso, preparava o departamento de Atendimento e Novos Negócios para se relacionar melhor com o cliente”.

TRANSPARÊNCIA

            Como todas essas mudanças impactaram a equipe? Para quem vem da área de design, reza a lenda, vale mais um trabalho bem feito do que as horas investidas nele. O executivo mudou essa perspectiva na Pande com a implementação dos sistemas e orientação ao time. A criatividade hoje caminha lado a lado com a sustentabilidade e o planejamento do negócio, conta Faria.

            Isso inclui, além dos sistemas, reuniões mensais de planejamento com os diretores para a avaliação de resultados e a discussão de metas. Com essas informações e após a análise estratégica, há subsídios suficientes para a tomada de decisões.

            Essa forma de gestão de Faria tem impacto até nas políticas de recursos humanos da agência. Na Pande, todos os dados são abertos à equipe. “Estamos em um tempo em que temos que ver o colaborador como uma pessoa da equipe. Ou ele está integrado ou a coisa não evolui”.

            Esconder os dados é algo inconcebível para o executivo. “Qual o sentido em ocultar os números daqueles que me ajudam a construí-los? Atualmente, com a internet e o Google, quanto mais transparente for a relação e mais envolvida estiver a equipe com a gestão, mais sucesso você vai ter”.

PLANOS

            Mas como deixar do jeito que está não faz parte da natureza de Faria, ele já mapeia tendências e analisa de que forma elas podem estar a serviço do negócio. O trabalho à distância é uma delas e está atrelada à expansão da agência.

            Como todos os sistemas gerenciais das agências estão na web, alguns dos profissionais mais antigos da Pande estão começando a ser liberados para trabalhar alguns dias em casa. “Esse é um projeto embrionário, mas estamos investindo muito nele. Estamos nos preparando para nos relacionar com as novas gerações Y, Z ou qualquer outra letra que vier pela frente. Outro aspecto importante, e que permeia esse projeto, diz respeito ao sigilo das informações, o que, de fato, não abrimos mão”, explica.

            Há pouca margem para erro – todos os que estão na Pande assinam um contrato de confidencialidade, recebem um kit de boas-vindas contendo as políticas da empresa, regras de conduta, benefícios, fluxograma de trabalho, organograma, entre outras informações necessárias para o desenvolvimento do profissional e do trabalho.

            Tudo está sendo delineado para que a Pande chegue em 2020 como uma das agências mais conceituadas e respeitadas no cenário latino-americano. Esse é o grande objetivo de Fernando Faria.