Excelencia en Gestión

Después de 40 años como ejecutivo en el área financiera, el CEO de Pande, Fernando Faria, llegó decidido a traer al campo de la creatividad las más modernas técnicas de gestión.

“Mi cachaça son los procesos”. Para muchos, es difícil imaginarlo al Chief Executive Officer de Pande, Fernando Faria, hablando de esa forma. Pero basta con preguntarle a ese hombre de habla tranquila sobre qué lo motivó a aceptar, en 2002, el desafío de hacer la gestión de una empresa de la economía creativa, después de una carrera de 40 años como ejecutivo del área financiera, para darse cuenta de la pasión estampada en sus ojos.

En su mesa, varias carpetas – todas con reportes, balances y plazos. Si quiere saber la lucratividad por trabajo, agarra una de ellas. Si el objetivo es conocer como el tiempo de determinado colaborador es dispuesto, busca otra. Si la intención es tener la dimensión exacta de la participación de cada cliente en la facturación, saca una tercera. Faria tiene informes para todo y con los recortes de información que desee.

En 2002, cuando fue llamado por la Chief Creative Officer, Marta Cardoso, para asumir la gestión de Pande, no existía un sistema integrado de gestión adaptado a las necesidades específicas de las agencias de diseño. Se podría haber quedado con los programas disponibles, incompletos o destinados a otras áreas, e intentar adaptarlos. Pero no. Faria hizo una parceria con una empresa de TI para darle a Pande el más completo programa del mercado.

Fueron dos años de desarrollo. Un cambio aquí, una adición allá, hasta llegar al resultado esperado. “Estaba entrando a un mundo nuevo, en el cual la creatividad es el foco del trabajo. Yo no venía de ese segmento, pero sabía perfectamente cómo estructurar a una empresa. Fui entendiendo los procesos que se hacían manualmente e informatizándolos. Empecé del principio, integrando cada una de las etapas del proceso en un único sistema”, cuenta.

Después de gerir equipos con más de 500 personas, hacer la fusión de empresas y responder como principal ejecutivo de grandes compañías, Faria sabía la diferencia que harían esas informaciones en la trayectoria de Pande. Buena parte de las agencias, ejemplifica, dan un precio y empiezan a hacer el trabajo. No tienen control de cuántas idas y vueltas serán necesarias para terminarlo. “Quedarnos sin el control de los procesos nos mantendría como parte de la mayoría, sin perspectivas de crecimiento”. Se equivoca el que piensa que la gestión limita a la creatividad. “Sin ella, no tendríamos la mitad de nuestra creatividad”, refuerza Faria.

Antes, todas las informaciones se encontraban en planillas individuales. “Una verdadera locura administrativa”, cuenta Faria. Hoy, es posible verlo todo instantáneamente: cuál es la facturación, el status de pedidos, cuánto hay aplicado, cuánto hay por recibir, control de expensas, la capacidad productiva disponible, entre otras informaciones importantes para la gestión del negocio. El CEO acciona su iPhone, busca los datos y cuestiona: “Trabajamos, en promedio, con alrededor de 200 proyectos en ejecución. ¿Se imagina cómo sería posible controlarlo todo y encima garantizar el cumplimiento de los plazos acordados con el cliente sin un sistema integrado de gestión?”.

INVERSIONES

Por haber sido co creador del sistema, el ejecutivo pudo tener exclusividad en la adquisición. La compañía de TI llegó a invitarlo para que se hiciera socio del proyecto. En vez de eso, insistió con que el producto fuese ofrecido a otras agencias. Se le preguntó: “¿Vas a hacerlo disponible a otros?”. Faria contestó: “Quiero que vendan, y les voy a ayudar”.

Actualmente, más de 30 agencias, entre las más grandes del país, utilizan el mismo sistema. Muchas han visitado a Pande para entender mejor su funcionamiento y cuáles sus beneficios. En esas oportunidades, el CEO abre las puertas de la agencia, enseña como usar el sistema y explica que el programa es esencial para la gestión del negocio. Pero enfatiza que el lanzamiento y uso de los datos es siempre responsabilidad del equipo.

El beneficio por haber liberado la comercialización del sistema vino en forma de mejoras. Mensualmente, la empresa de TI envía a las agencias un informe con base en sugerencias de aprimoramento y demandas de los clientes, que rápidamente son incorporadas al programa. Esas mejoras se hacen disponibles para todos, pero cada cual crea sus propios parámetros de trabajo.

Sin embargo, hay otros dos sistemas que Faria desarrolló internamente, en conjunto con el equipo, y que no son comercializados. Uno es para la sistematización del proceso entre la agencia y el cliente, registrando todos los pedidos y las alteraciones hechas hasta la entrega final del proyecto, evitando así el intercambio de mails que se pueden perder o jamás llegar.

El otro es para prospección, y cuenta con más de 400 clientes registrados. Los campos se crearon para permitir que cualquier persona en Pande tenga rápidamente en manos todo el historial de negociaciones. Es posible saber con quién hablar, qué departamento de la empresa decide la compra y cuántas veces se hizo contacto, por ejemplo. “Con eso preparábamos al departamento de Atendimiento y Nuevos Negocios para relacionarse mejor con el cliente”.

TRANSPARENCIA

¿Cómo impactaron todos esos cambios en el equipo? Para los que vienen del diseño, se dice, más vale un trabajo bien hecho que las horas invertidas en él. El ejecutivo ha cambiado esa perspectiva en Pande con la implementación de los sistemas y la orientación al equipo. La creatividad hoy camina lado a lado con la sustentabilidad y el planeamiento del negocio, cuenta Faria.

Eso incluye, además de los sistemas, reuniones mensuales de planeamiento con los directores para la evaluación de resultados y discusión de metas. Con esas informaciones y após el análisis estratégico, hay recursos suficientes para la toma de decisiones.

La forma de gestión de Faria impacta hasta las políticas de recursos humanos de la agencia. En Pande, todos los datos son abiertos al equipo. “Estamos en tiempos en que hay que ver al colaborador como parte del equipo. O está integrado o la cosa no evoluciona”.

Esconder los datos es algo inconcebible para el ejecutivo. “¿Cuál es el sentido en ocultarles los números a aquellos que nos ayudan a construirlos? Actualmente, con internet y Google, cuanto más transparente sea la relación y cuanto más envolvido con la gestión esté el equipo, más éxito tendrás”.

PLANES       

Pero cómo dejar a las cosas como están no es parte de la naturaleza de Faria, él ya está monitoreando las tendencias y estudia de qué manera pueden ponerse al servicio del negocio. El trabajo remoto es una de ellas y está conectada a la expansión de la agencia.

Como todos los sistemas gerenciales de las agencias están online, a algunos de los profesionales más antiguos de Pande se les está empezandoa dar la libertad de trabajar algunos días desde casa. “Ese es un proyecto embrionario, pero estamos invirtiendo mucho en él. Nos estamos preparando para relacionarnos con las nuevas generaciones Y, Z o cualquier otra letra que venga por delante. Otro aspecto importante y que permea al proyecto es respecto al sigilo de las informaciones, de lo que, de hecho, no abrimos mano”, explica.

Hay poco margen para error – todos los que están en Pande firman un contrato de confidencialidad, reciben un kit de bienvenida que contiene las políticas de la empresa, reglas de conducta, beneficios, flujo de trabajo, organigrama, entre otras informaciones necesarias al desarrollo del profesional y el trabajo.

Todo se está delineando para que Pande llegue al 2020 como una de las agencias más conceptuadas y respetadas en el escenario latinoamericano. Ese es el gran objetivo de Fernando Faria.